كيف تصبح مساعد افتراضي عن بعد؟ (دليل شامل)

تعد وظيفة مساعد افتراضي عن بعد من أكثر الوظائف المطلوبة في الوقت الحالي بفضل النمو السريع الذي تعرفه الشبطة العنكبوتية. وفي هذا المقال سنعلمك كيف تصبح مساعدا افتراضيا. الكثير من المالكين للصفحات الإلكترونية والمديرين يبحثون عن مساعديين افتراضيين. وهذا يعني أنك ستعمل من المنزل أو من أي مكان تريده، ويمكن أن تكون الشخص المناسب تمامًا للشركات في جميع أنحاء العالم.

إن العمل كمساعد افتراضي يعني القيام بما تطلبه منك الشركات من خلال الإنترنت. وفي كثير من الحالات تكون هذه المهام سهلة وتعرف بالفعل كيفية القيام به. كونك مساعدًا افتراضيًا لا يتطلب درجة علمية متقدمة أو خبرة كبيرة. إذا كان هذا يبدو جيدًا بالنسبة لك، استمر في القراءة.

ماذا نعني بمساعد افتراضي؟

الخطوة الأولى في تعلم كيف تصبح مساعدًا افتراضيًا هي تحديد أن هذا هو المنصب المناسب لك أي كونك مساعدًا افتراضيًا ويسمى أيضًا VA، وهذا يعني أنك بشكل عام شخص يعمل لحسابه الخاص ويقوم بمهام إدارية وفنية، وأحيانًا مبيعات أو تسويق لشركة ما. وكلمة “الافتراضي” تعني أنه يمكن إكمال جميع أنشطتك عبر الإنترنت، مما يسمح لك بالعمل من أي مكان شرط أن يكون لك اتصال جيد بالإنترنت.

في معظم الحالات يقدم المساعدون الافتراضيون الدعم لقادة الأعمال. وقد يعني هذا الاحتفاظ بالتقويم والجدول اليومي لشخص ما، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، وجمع المعلومات حول أهداف المبيعات قبل الاجتماعات، وحتى أشياء مثل طلب الوجبات الخفيفة لمكتبهم.

ينتهي الأمر ببعض المساعدين الافتراضيين إلى القيام بأعمال فنية عالية المستوى. قد يعني ذلك تشغيل برامج متعددة للعثور على العملاء المحتملين وفرص العمل، أو جدولة منشورات مواقع التواصل الاجتماعي وحملات البريد الإلكتروني، أو تتبع  التسويق. إن ما تفعله وكيفية تخصصك أمر متروك لك، ولكن يجب أن تكون لديك فكرة عن أنواع المهام التي تشعر بالراحة عند القيام بها قبل التقدم لوظيفة مساعد افتراضي.‍

اقرأ أيضا: الربح من العمل الحر.. الحقيقة التي لن يخبرك بها أحد

ما هي الخدمات التي يقدمها المساعد الافتراضي؟‍

يمكن استدعاء المساعدين الافتراضيين للقيام بجميع أنواع الخدمات لعملائهم. وفي بعض الأحيان ستقوم ببعض المهام المحددة للمالك أو المدير فقط. وفي حالات أخرى قد تلعب دورًا مهما كموظف وتشعر بأنك جزء من الفريق. فكونك مساعدًا افتراضيًا يسمح لك بالمرونة وتجربة العديد من الأعمال المختلفة، ثم التركيز على تلك التي تفضلها.

فيما يلي بعض التخصصات الأكثر شيوعًا التي يقوم بها VA:

1. العمل الإداري العام: المهام الإدارية مثل  التقويم، وفرز رسائل البريد الإلكتروني، والرد على المكالمات الهاتفية، وتحديد المواعيد، وغيرها من المهام التي يقوم بها المساعدون في الموقع.
2. إدارة المشاريع: يدير بعض المساعدين الافتراضيين مشاريع لأصحاب الأعمال. وهذا يعني أنك ستعقد اجتماعات، وتطلب تحديثات من أعضاء الفريق، وتنشئ تقارير عن التقدم المحرز في المشروع. وقد تتحمل أيضًا بعض المسؤولية عن بقاء المشاريع في حدود الميزانية.
3. المحاسبة: غالبًا ما تحتاج الشركات الصغيرة وتلك التي تستخدم المساعدين الافتراضيين إلى المساعدة في حساب المدفوعات، والتحقق من النفقات و كشوف المرتبات، وإنشاء بيانات الميزانية. إذا كنت جيدًا في التعامل مع الأرقام والأعمال، فقد يكون هذا مكانًا مناسبًا للبدء.
4. إعداد الفواتير: غالبًا ما تحتاج الشركات إلى المساعدة في إعداد فواتير عملائها. حيث سيقوم المساعد الافتراضي بإنشاء الفواتير باستخدام منصة برمجيات الشركة، والتحقق من كل فاتورة، وإرسالها، والمساعدة في معالجة المدفوعات وتسجيلها عند اكتمال الدفع.
5. بحث المحتوى: هنا ستتعرف على الشركة ومنتجاتها وعملائها. ثم بعد ذلك ستكون مهمتك هي توليد الأفكار والبحث في الموضوعات المخصصة لتوفير المعلومات ذات الصلة.
6. التدوين والكتابة: في بعض الأحيان ستكتب أيضًا المحتوى أو التدوين. ويكون هذا عادةً في شكل منشورات مدونة، ولكن يمكن أيضًا استغلال المساعدين الافتراضيين لكتابة صفحات الويب والمحتويات الأخرى.
7. البحث عن العملاء: غالبًا ما تحتاج الشركات المتنامية إلى فهم من هم عملاؤها. وفي هذه الحالة سيتم تكليف المساعدين الافتراضيين بمهام تتعلق بتتبع وتحليل البيانات التي توفرها أدوات البحث الخاصة بالشركة.
8. دعم العملاء: الإجابة على الأسئلة المتكررة، والبحث عن تفاصيل العملاء، وتلقي الرسائل، والمساعدة بشكل عام هي المهام التي يتعامل معها معظم المساعدين الافتراضيين المستقلين بانتظام.
9. إدخال البيانات: إدخال البيانات بشكل عام هو عمل كتابي حيث تقوم بتنظيم المعلومات وكتابتها. وفي بعض الأحيان قد يكون الأمر عبارة عن تسجيل عام أو كتابة معلومات، وفي حالات أخرى قد يكون لديك مهام أكثر تفصيلاً حيث تحتاج إلى تحليل المعلومات التي تقرأها.
10. إدارة طلبات التجارة الإلكترونية: بشكل عام تستخدم العديد من شركات التجارة الإلكترونية مساعدين افتراضيين لمساعدتهم على فهم الطلبات الحالية، والعثور على أرقام العملاء، وحتى إعادة تخزين المنتجات.
11. التسويق عبر البريد الإلكتروني: قد تحتاج إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى العملاء أو إدارة  البريد الإلكتروني في برامج التسويق عبر البريد الإلكتروني. وفي بعض الأحيان سيقوم المساعد الافتراضي بكتابة البريد الإلكتروني أو الرد عليه، خاصة إذا كانت ردود العملاء تتضمن أشياء مثل إعداد اجتماع.
12. إدارة مواقع التواصل الاجتماعي: يعد النشر على مواقع التواصل الاجتماعي، والإجابة على الأسئلة، والتأكد من أن العلامة التجارية تبدو جيدة عبر الإنترنت، كلها جزءًا من إدارة مواقع التواصل الاجتماعي.
13. التسويق عبر مواقع التواصل الاجتماعي: يمكن للمساعدين الافتراضيين أن يتخصصوا في التسويق الذي يحدث على وسائل التواصل الاجتماعي أيضًا. هنا يمكنك إنشاء حملات وتحديد أهداف الإعلانات أو أخذ تقارير الحملات الإعلانية وجمع التفاصيل ذات الصلة معًا لرئيسك في العمل.
14. إدارة موقع الويب: غالبًا ما يتم تكليف المساعدين الافتراضيين بإجراء التحديثات الأساسية لمواقع الويب، ونشر المحتوى، والتدقيق اللغوي، والمزيد. قد تحتاج إلى WordPress أو مهارات أخرى للتألق هنا.
15. النسخ: المهمة الأخيرة الشائعة للمساعدين الافتراضيين هي الاستماع إلى الاجتماعات أو التسجيلات ونسخ ما قيل. قد يطلب منك أيضًا تدوين ملاحظات وإنشاء تقارير حول ما تمت مناقشته.

كم يجني المساعدون الافتراضيون؟

يتقاضى المساعدون الافتراضيون المستقلون  رواتبهم وأجورهم بالساعة. وبالنسبة للعديد من الوظائف والمهارات الأساسية، مثل إدخال البيانات، فمن المرجح أن تبدأ في نطاق يتراوح بين 8 و12 دولارًا في الساعة. في Upwork، ستتمكن من العثور على العديد من هذه الوظائف عندما تصبح مساعدًا افتراضيًا، ولكن يمكنك أيضًا زيادة معدلك بسرعة كبيرة عندما تتخصص.

يمكن أن يتقاضى VAs على Upwork ما بين 15 دولارًا إلى 25 دولارًا في الساعة مقابل بعض الأعمال مثل خدمة العملاء والتعامل مع البريد الإلكتروني وإدارة WordPress والمزيد. تتراوح المعدلات الأعلى للمساعدين الإداريين المستقلين بين 30 إلى 35 دولارًا في الساعة، على الرغم من أن بعض الخبراء قادرون على العثور على الكثير من العمل مقابل المزيد.

في الولايات المتحدة، يحصل المساعد الافتراضي المتوسط على 18.89 دولارًا في الساعة. ومع ذلك من خلال العمل كمستقل، ستتمكن من العمل مع العملاء في أي مكان في العالم. وفي كثير من الأحيان يستطيع بعض العملاء في المدن والبلدان الأكثر تكلفة دفع أسعار أعلى.

اقرأ أيضا: الربح من الانترنت يوميا (لا تضيع هذه الـ20 فكرة)

ما هي خدمات المساعد الافتراضي الأكثر طلباً؟

من خلال تصفح قوائم الوظائف اليوم، وجدنا أن هذه المهام السبعة هي من أكثر الخدمات المطلوبة للمساعدين الافتراضيين المستقلين والمساعدين الإداريين الافتراضيين:

التواصل

التواصل هو عندما تتصل بالأشخاص لمحاولة إثارة اهتمامهم بمنتج أو خدمة. ومن المحتمل أنك سمعت أن هذا يسمى التسويق عبر الهاتف. في هذه الوظيفة ستجري عادةً الكثير من المكالمات كل يوم، وتتبع برنامج المبيعات، ويكون لديك هدف محدد للغاية، مثل “بيع المنتج X” أو “الحصول على موافقتهم على مشاهدة العرض التوضيحي”.

لتحقيق النجاح، يجب أن يكون VA قادرًا على التعامل مع الرفض بشكل جيد. ومع ذلك فإن العمل من المنزل يمكن أن يجعل ذلك أسهل قليلاً.

تلقي مكالمات العملاء

تقوم العديد من الشركات بالاستعانة بمصادر خارجية كمهام إدارية. هذا يعني أنك ستحصل على  رقم هاتف وستكون مسؤولاً عن الرد عندما يتصل بك شخص ما. اعتمادًا على الشركة والمكالمة، قد تقوم بتوفير معلومات للعملاء أو قد يُطلب منك البحث عن تفاصيل للمتصلين. وفي كثير من الأحيان ستقوم بتوجيه المكالمات إلى الشخص الصحيح بعد فهم طلب المتصل. وهذا يتطلب فهمًا جيدًا لأقسام الأعمال والقدرة على التفكير بسرعة.

البريد الإلكتروني

لقد تحولت بعض الشركات من البيع عبر الهاتف إلى التواصل عبر البريد الإلكتروني لأنه أصبح من الأسهل جعل بعض العملاء يجيبون على رسالة بريد إلكتروني بدلاً من الإجابة على الهاتف.

يغطي التواصل عبر البريد الإلكتروني للمساعدين الافتراضيين العديد من المواضيع المختلفة. إذ يمكنك الرد على طلبات العملاء وأسئلتهم. أو يمكنك كتابة رسائل بريد إلكتروني خاصة بالمبيعات لإرسالها إلى الأشخاص بعد الاجتماع أو عند الاشتراك في رسالة إخبارية أو قسيمة ترويجية على موقع ويب. والاحتراف وفهم العميل يمكن أن يساعد كثيرًا.

جدولة العملاء

غالبًا ما يقوم أصحاب الأعمال الصغيرة بتعيين أشخاص أصبحوا للتو مساعدين افتراضيين للمساعدة في بعض مهامهم اليومية. من أهم العناصر جدولة اجتماعات العملاء والمكالمات. ;بالنسبة لهذه المهام فهي تركز بشكل عام على الجدول الزمني وسيتعين عليك الاطلاع على البريد الإلكتروني للشخص أولاً. يمكنك أخذ جميع طلبات الاجتماع من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم ووضعها في التقويم.

إدارة الملفات

تحتاج العديد من الشركات إلى أشخاص منظمين لإدارة مستنداتها وملفاتها حتى يتمكن كل فرد في الشركة من العثور عليها. يقدم المساعدون الافتراضيون مساعدة كبيرة هنا لأن مهامهم ستكون هي إلقاء نظرة سريعة على المستندات وفرزها في الأماكن الصحيحة. قد تحتاج أيضًا إلى إعادة تسمية الملفات بحيث تتناسب مع النمط المتسق.

كما قد تقوم البحث في المجلدات أو محركات الأقراص المشتركة، مثل OneDrive أو Google Drive، للتأكد من أن جميع الملفات في المكان الصحيح وتسميتها بالطريقة الصحيحة.

اقرأ أيضا: طرق الربح من الانترنت بدون راس المال للمبتدئين (دليل شامل)

التسويق على وسائل التواصل الاجتماعي

تحتاج كل شركة تقريبًا إلى التواجد على وسائل التواصل الاجتماعي، ولكن ليس لدى كل مدير أعمال الوقت الكافي لفعل ذلك. لذلك سيقومون بتوظيفك لإنشاء المحتوى ونشره على مواقع التواصل الاجتماعي مثل Facebook وInstagram. سيكون لكل شركة متطلبات فريدة من نوعها، لذا انتبه جيدًا.

علاوة على النشر للتسويق، سيُطلب منك أيضًا إنشاء منشورات وإعلانات على وسائل التواصل الاجتماعي، ثم استخدام منصات الإعلانات ضمن تلك الخدمات للنشر. لن تعمل مع المحتوى فحسب، بل أيضًا مع الميزانيات ، لذا فإن الفهم الجيد للأعمال والقدرة على التفكير بشكل استراتيجي يمكن أن يساعدك على العثور على المحتوى المثالي.

اقرأ أيضا: الدليل الشامل لربح المال من التسويق بالعمولة

كيف تصبح مساعدًا افتراضيًا بدون خبرة

قد يبدو أن العمل كمساعد افتراضي يتطلب الكثير من العمل، ولكن هناك في الواقع بضع خطوات فقط للبدء والعثور على العميل الأول. ستحتاج إلى معرفة المهام المطلوب تنفيذها وكيفية القيام بها، ثم قم بإعداد معلومات عملك الخاصة، وابدأ في التقديم على الوظائف. ستسير الأمور بسرعة، وستجد أن الأمر ليس بالصعوبة التي كنت تعتقدها في البداية.

1. خذ دورات تدريبية

يجب عليك الاستعداد للعمل كمساعد افتراضي وإدارة أعمالك التجارية عبر الإنترنت. وأفضل مكان للبدء هو العثور على بعض التدريب عبر الإنترنت الذي يركز على المساعدين الافتراضيين.

هناك العديد من الدورات وأدوات المهارات المجانية والمدفوعة المتاحة لك الآن. وعندما تجد بعض ما يعجبك، ابحث عن المراجعات أو اسأل مساعدين افتراضيين آخرين عما قد يساعدك. فكر في الانضمام إلى LinkedIn أو مجموعات الشبكات الأخرى لسؤال الأشخاص الذين يعملون كمساعدين إداريين افتراضيين عن الدورات التدريبية التي أخذوها.

يعد التعلم من الخبراء طريقة رائعة لبناء المهارات المناسبة وفهم ما هو متوقع منك عندما تحصل على وظيفتك الأولى.

2. تحديد العمل الذي تحبه والذي يمكنك القيام به

بعد أن تلتحق بفصل دراسي أو اثنين، وتقرأ الكثير من المدونات المشابهة لهذه المدونات، فقد حان الوقت لمعرفة مهام المساعد الافتراضي التي تحب القيام بها والتي تجيد القيام بها. يعد هذا مكانًا رائعًا للبدء فيما يتعلق بالخدمات التي تقدمها للعملاء.

قم بإنشاء قائمة المهام التي ستقوم بها وركز على مدى ارتباطها بمهاراتك. وإذا كانت هناك أشياء لا يمكنك القيام بها، فاكتبها أيضًا، لأن ذلك سيساعدك على تجنب قبول مشروع تقل احتمالية نجاحك فيه.

عندما تبدأ لأول مرة، ستعمل على الكثير من الأشياء في وقت واحد. وسيشمل ذلك عملك عبر الإنترنت بالإضافة إلى ما تفعله للعملاء. إلا أن الالتزام بما تجيده في البداية سيساعدك على الأداء الجيد.

3. معرفة الأسعار التي سيتم تحصيلها

تختلف الأسعار بشكل كبير في عالم المساعدين الإداريين الافتراضيين والمساعدين الافتراضيين. فالمبلغ الذي تجنيه يتغير بناءً على المهام التي تقوم بها وحجم عملائك، لكن انظر إلى ما يدفعه الآخرون.

قم بزيارة الصفحات التي تسلط الضوء على أفضل المساعدين الافتراضيين المستقلين أو التي تعرض وظائف VA حيث يمكنك العثور على عملاء عبر الإنترنت ومعرفة ما يتقاضاه الآخرون. ثم قم بتسعير خدماتك بالقرب مما تراه في السوق، بحيث يكون العملاء على استعداد لمنحك فرصة وتتجنب طلب رسوم منخفضة جدًا للحفاظ على استمرارية عملك.

تذكر أن أسعارك يجب أن تكون مرتفعة بما يكفي لمساعدتك على تغطية نفقات عملك والنفقات العامة، بالإضافة إلى أشياء أخرى مثل الرعاية الصحية إذا لزم الأمر. كونك عاملاً مستقلاً يعني عدم وجود إجازة أو مزايا مدفوعة الأجر إلا إذا كنت تجني ما يكفي من المال لتغطية تلك التكاليف بنفسك.

4. قم بإنشاء تواجد عبر الإنترنت

بعد التعرف على تفضيلاتك وأسعارك، يتعين عليك مشاركتها مع العالم. وأفضل مكان للبدء هو إنشاء سيرة ذاتية لعرض ما قمت به في الماضي، ومهارات العمل ذات الصلة، وأي شهادات حصلت عليها من دوراتك التدريبية. إن امتلاك موقع ويب ووجوده على وسائل التواصل الاجتماعي يمكن أن يسهل على الأشخاص البدء في العثور عليك.

هناك العديد من الخيارات المجانية لإنشاء موقع ويب ويجب أن يتضمن  LinkedIn وFacebook. هناك أيضًا منصات مثل Upwork التي تسهل على العملاء الحكم عليك ومعرفة ما يمكنك القيام به.

5. البدء في التقديم على الوظائف

الآن عليك أن تبدأ في البحث عن هؤلاء العملاء! أول شيء يجب فعله هو البحث في لوحات الوظائف عن الشركات المحتاجة. تساعد بعض الخدمات مثل Upwork الأشخاص في توظيف مساعدين افتراضيين مستقلين على الفور.

بدلاً من التقدم لشغل منصب دائم، يمكنك إرسال بريد إلكتروني إلى قسم الموارد البشرية أو مدير التوظيف وعرض خدماتك كمساعد افتراضي. سيسمح لك هذا بالعمل من المنزل والتحكم بشكل أكبر في يوم عملك الحر، مع الاستمرار في منح هذا العميل الخدمات التي يحتاجها.

تذكر أن تظل دائمًا محترفًا وأن تكون سريع الاجابة. لأن الأشخاص يريدون منك التواصل بسرعة وبوضوح، لذلك يتوقعون ردًا سريعًا على أي مكالمة هاتفية أو بريد إلكتروني يرسلونه.

6. تعرف على نفسك وعملائك

آخر ما عليك فعله هو أخذ كل هذه المعلومات والتعامل معها كتجربة تعليمية. وعندما تبدأ العمل ستجد أن هناك مهام تستمتع بها وأخرى لا تستمتع بها. استخدم هذا لمساعدتك على التخصص وعرض خدماتك وستكون جاهزًا لتقديم أفضل أعمالك في البيئات التي تستمتع بها وسيؤدي ذلك إلى مراجعات إيجابية عند إكمال مهامهم.

هذا هو عملك، لذا ركز على ما يهمك وستمنح نفسك أفضل فرصة للنجاح.

اقرأ أيضا: كيفية الربح من الذكاء الاصطناعي بطرق سهلة

ابحث عن أول وظيفة مساعد افتراضي مستقل لك اليوم

السؤال الأهم الذي تطرحه على نفسك هو كيف تصبح مساعدًا افتراضيًا. لحسن الحظ الوظيفة معروفة لذا فهي أسهل من أي وقت مضى. أنشئ ملفك الشخصي واستأنفه ثم ابدأ في البحث عن الشركات التي تحتاج إلى المساعدة. الأمر بهذه البساطة حقًا لأن الطلب على VA عالي الجودة مرتفع بشكل ملحوظ. وستحصل على جميع المزايا، مثل القدرة على العمل من المنزل والعثور على عملاء محتملين في المجالات التي ترغب في العمل فيها.

أفضل طريقة للبدء الآن هي التسجيل في Upwork. حيث ستحصل على ملف تعريف يمكنك تخصيصه وستتمكن من البدء في الرد على الوظائف خلال دقائق.

قم بإبراز مهاراتك، وأظهر قدرتك على التواصل، وأظهر رغبتك في العمل على الفور.

نأمل أن يساعدك هذا في العثور على وظيفة VA الأولى واتخاذ الخطوة الأولى نحو أن تصبح مساعدًا إداريًا مستقلاً أو مساعدًا افتراضيًا.